Mit dem Libra System zur Rechnungsprüfung lassen sich alle Aufgaben in der Massenbearbeitung von Rechnungen, die sich aus den Beziehungen zwischen Lieferant, Einkauf, Eingangsstellen, Scanning, Fachabteilung, Freigabeberechtigten und Buchhaltung ergeben, in Internet basierten Abläufen automatisieren und beschleunigt abwickeln. Die klassische buchhalterische Rechnungsprüfung wird dahin erweitert, dass Fachabteilungen und Genehmigungsinstanzen und sogar Lieferanten direkt in den Workflow Prozess mit einbezogen werden.
Das Rechnungsdokument wird - wenn es in Papierform und nicht bereits systemtechnisch durch einen Webservice eingeht - in der Eingangsphase gescanned und steht während der Bearbeitung im Portable Document Format zur Verfügung. Durch die papierlose Belegbearbeitung und die Internettechnologie werden bei internationaler Organisationsstruktur auch entfernte Filialen und Niederlassungen ohne aufwendige Vorkehrungen in den Workflow integriert.
Der Prozess lässt sich auf unterschiedliche Abläufe in Unternehmensbereichen hin maßschneidern. Durch den Wegfall der Papierverteilung und das Abtippen von Buchungsstempeln wird bei massivem Rechnungsaufkommen die Durchlaufzeit entscheidend verkürzt. Neben der Kostenreduzierung lassen sich vor allem positive Effekte in der Unternehmenskommunikation und der Verständigung mit den Lieferanten erzielen.
Nicht zuletzt gewinnt auch das Controlling durch die Genauigkeit der Kostenkontierung. Mit der Libra Rechnungsprüfung lassen sich alle Phasen des komplexen Prozesses automatisieren: von der Erfassung über die sachliche und rechnerische Prüfung, Freigabe bis zur Buchung.
Bei der Libra Rechnungsprüfung handelt es sich nicht um ein aufgesetztes Workflow System und Web Portal, sondern um ein transaktions- und datenbankorientiertes Anwendungssystem, das von vorneherein auf der Basis von Workflow- und Internettechnologie entwickelt wurde, womit es Vertreter einer neuen Generation von Software ist. Die Rechnungsprüfung ist ein Modul aus einem Komplex von Libra Anwendungen, die von der Bestellanforderung über die Bestellung bis zur Buchung den Einkaufsbereich systemtechnisch abbilden.